As reclamações sobre as reuniões recaem principalmente por acontecerem com muita frequência, por não estarem programadas com tempo suficiente ou por não serem executadas com excelência.
E para que sua equipe não tenha objeções em participar das suas reuniões elaborei algumas dicas para que ela seja mais agradável e eficiente.
1) Analise se a reunião realmente é necessária: Com a facilidade e barateamento de ferramentas de comunicação, muitas reuniões poderiam ser substituídas por conversas em aplicativos ou dispositivos.
2) Peça dados com antecedência adequada: As pessoas precisam ter tempo para levantar informações que possam contribuir significativamente para a solução de problemas ou desenvolvimento de inovação.
3) Envie e/ou leia os dados: Os participantes da reunião devem receber e ler as informações sobre o tema com antecedência para que possam compreender o contexto do encontro.
4) Defina objetivos claros: Conhecendo-se as metas para a reunião e sabendo-se o papel que será desempenhado por cada profissional, serão evitadas presenças ou tarefas desnecessárias.
5) Elabore uma pauta: O planejamento da reunião é importante para otimizar o tempo. É preciso ter uma sequência predefinida.
6) Convide os participantes corretos: Evite chamar pessoas que podem ser inexpressivas para a reunião. A participação dos profissionais deve estar relacionada aos seus papéis na tomada de decisão ou no desenvolvimento do encontro.
7) Estabeleça um tempo: É importante ter consciência do custo do tempo dos profissionais envolvidos. Mantenha, se possível, as reuniões curtas, focadas e eficientes. Se todos os itens da pauta forem resolvidos antes do tempo definido, encerre a reunião.
8) Proporcione uma experiência de qualidade: Demonstre empatia prestando atenção a cada participante, escutando-os e anotando os pontos principais. Dê feedback se necessário. Evite comentários que desviem da pauta.
9) Crie um ambiente colaborativo: Dê a oportunidade para que todos se expressem com um tempo justo e permita o compartilhamento de novas ideias sem julgamento.
10) Encaminhe os resultados da reunião: O anotador tem o papel de escrever os pontos mais importantes da reunião de acordo com a pauta. Ele precisa descrever com clareza o que foi decidido e enviar para todos os participantes e interessados.
Este artigo é um trecho da participação do nosso CEO, Jefferson Jeanmonod Santana, em uma matéria para o UOL Economia.